Когда у вашей организации появляется значимая для общества новость и вы хотите донести ее до средств массовой информации со своими комментариями, лучший выход - это пресс-конференция.

Журналисты любят пресс-конференции, потому что они получают информацию из первых рук и рассчитывают на подробные и полные ответы, поэтому необходимо отправить на конференцию наиболее компетентного в вопросах, освещаемых на конференции, человека.

Конференцию лучше проводить между 11 и 16 часами. День надо выбирать в соответствии с графиком выхода газет, обычно это делается в начале недели. Также стоит учитывать события проходящее в регионе, и не назначать конференцию на день когда происходят более важные события, так как вы рискуете потерять часть журналистов.

Основные шаги необходимые для проведения пресс-конеференции.

- назначения ведущего;

- четко обозначить тематику;

- назначит докладчиков;

- арендовать помещение;

- написать пресс-релиз;

- обозначит СМИ приглашаемые на пресс-конференцию;

- разослать приглашения в выбранные СМИ;

- обеспечить место проведение всем необходимым;

- создать пресс-пакет, вручаемый СМИ на входе;

- в начале пресс-конференции ведущий представляет докладчиков;

- проводятся доклады;

- журналисты задают вопросы;

- окончание пресс-конференции.

Пресс-релиз направляемый в СМИ обязательно содержит дату и время проведения, а также подробный адрес, тематику и контактные данные. Рассылка пресс-релизов проводится за 5 дней до начала.

Докладчики в количестве не более трех освещают каждый только свой конкретный круг вопросов. Должна быть продумана последовательность преподносимой информации, чтобы журналисты получили четкую и логичную картину происходяещго, без пауз и дублирования информации разными докладчиками. Желательно продумать заранее ответы на каверзные и острые вопросы. Пресс-конференцию не стоит затягивать, 30-40 минут оптимальное время.

У всех докладчиков и руководителя должны быть таблички с именами и должностями.

Журналисты пришедшие на конференции по возможности должны быть зарегистрированы.

Удачных вам пресс-конференций.